Skip to content

Правила приема и обработки поступающей корреспонденции

Скачать правила приема и обработки поступающей корреспонденции EPUB

Прием и первичная обработка обработки корреспонденции. Правила перевозки по воздушным корреспонденциям Союза ССР, утвержденные приказом Министерством приема авиации и Министерством связи СССР от N / Распоряжение ФГУП "Почта России" от N /1.

Проверка правильности доставки корреспонденции проводится до вскрытия конвертов или иной упаковки – необходимо прежде всего убедиться, что вся корреспонденция доставлена по правильному адресу. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Обработка остальной корреспонденции осуществляется в день ее поступления или в первый рабочий поступай при поступлении документов в нерабочее правило.

Прием и первичная обработка поступающих в организацию документов. Прием поступающих в организацию документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Факсимильные сообщения и сообщения, поступающие по электронной почте, могут приниматься децентрализовано: как службой ДОУ, так и секретарем, секретарем-референтом, ответственным за делопроизводство структурного подразделения.

При этом вся корреспонденция, поступающая в организацию, в том числе заказная и конфиденциальная, должна проходить экспедиционную обработку. Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.  Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «Лично»).

Затем необходимо проверить: правильность адресования вложенного в конверт документа; количество листов документа; наличие приложений.  Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления или когда на конверте имеются пометки «Конфиденциально», «Срочно». Прием и первичная обработка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ).1 При этом вся корреспонденция, поступающая в организацию, в том числе заказная и конфиденциальная, должна проходить экспедиционную обработку.

При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки: ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату; полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалов и. Прием и обработка поступающих в Общество документов производится в централизованном порядке канцелярией. Прием входящих документов, доставленных нарочно, курьерской или фельдъегерской службой, осуществляется делопроизводителем канцелярии под роспись с указанием даты и времени приема документов.  Обработку поступающей корреспонденции еще называют экспедиционной обработкой, так как она может производиться в специальном структурном подразделении — экспедиции.

Обычно экспедиция как структурное подразделение образуется при большом объеме документооборота. В организациях прием и первоначальную обработку поступающих документов могут осуществлять: специальное подразделение службы ДОУ - экспедиция (при значи­ тельном объеме документооборота)  Как правило, корреспонденцию, адресованную организации, сотруд­ ники экспедиции привозят из почтового отделения до начала рабочего дня.

Обработка поступающей корреспонденции в экспедиции должна быть закончена в первой половине дня, так как во второй половине дня начинается обработка отправляемых документов, которые в конце ра­ бочего дня должны быть доставлены в почтовое отделение для отправ­ ки по назначению.

Далее разбираются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа.  Прием входящей корреспонденции.

Будем рассматривать три источника поступления документов в организацию: отделение почтовой связи ФГУП «Почта России», курьер и электронная почта.  Итак, вы просмотрели всю поступившую корреспонденцию, провели ее первичную сортировку. И сейчас мы готовы начать ее регистрацию.  При регистрации входящей корреспонденции, как правило, используется стандартный. Приём и первоначальная обработка поступающей. корреспонденции осуществляется экспедицией, канцелярией или секретарём (в зависимости от категории учреждения), в функции которых входят проверка правильности доставки и целостности вложений, фиксация факта поступления документа в учреждение и подготовка корреспонденции к передаче по назначению.

Проверка правильности доставки осуществляется прочтением адреса на корреспонденции. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. Для проверки целостности вложений конверты вскрывают. Не подлежат вскрытию конверты с пометкой «лично». Прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа.  Обработка входящих писем (и в целом входящей корреспонденции) начинается с момента поступления документа в вашу организацию.  Как правило, в эти реестры включается не только корреспонденция, направленная вам из других организаций, но и корреспонденция, отправленная вами, но возвращаемая на ваш адрес по каким-либо причинам.

doc, EPUB, djvu, PDF